Ohne Vorstand kein Verein. Doch immer mehr Kleingärtnervereine finden kaum noch Mitglieder, die ein Amt übernehmen wollen. Kein Wunder: Die Aufgaben sind vielfältig, die Verantwortung ist groß, und die Arbeit bleibt oft an wenigen hängen. Ein Überblick über die Aufgaben – und wie sie sich leichter machen lassen.
Typische Ämter
Welche Ämter es gibt, regelt die Satzung. Häufig sind:
- Vorsitz und Stellvertretung: Vertretung des Vereins, Leitung von Sitzungen und Versammlungen
- Kasse: Beiträge, Pacht, Abrechnungen, Zahlungsverkehr, Kassenbericht
- Schriftführung: Protokolle, Schriftverkehr, Mitgliederverwaltung
- Gartenfachberatung: Beratung der Mitglieder, Begehungen, Fachfragen
- Beisitzer: Unterstützung bei Wasser, Strom, Gemeinschaftsarbeit oder Festen
Die wichtigsten Aufgaben im Jahreslauf
- Mitgliederversammlung vorbereiten, durchführen und protokollieren
- Pächterwechsel organisieren: Kündigungen, Wertermittlung, Vergabe, Übergabe
- Zählerstände einsammeln, Wasser an- und abstellen, Strom abrechnen
- Jahresabrechnung erstellen
- Gemeinschaftsarbeit planen und nicht geleistete Stunden abrechnen
- Gartenbegehungen durchführen und die Einhaltung der Gartenordnung prüfen
- Kontakt zum Verband, zur Stadt und zu Versorgern halten
Verantwortung und Haftung
Der Vorstand vertritt den Verein und ist für die ordnungsgemäße Geschäftsführung verantwortlich. Für ehrenamtliche Vorstände, die keine oder nur eine geringe Vergütung erhalten, sieht das BGB eine Haftungserleichterung vor: Sie haften gegenüber dem Verein grundsätzlich nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Vorstand – oft über den Verband erhältlich – gibt zusätzliche Sicherheit.
Die Last verteilen
- Aufgaben klar zuordnen: Wer ist wofür zuständig? Ein schriftlicher Geschäftsverteilungsplan schafft Klarheit.
- Mitglieder einbinden: Nicht jede Aufgabe braucht ein Amt. Viele Mitglieder übernehmen gern einzelne Projekte – etwa das Sommerfest oder die Pflege der Gemeinschaftsflächen.
- Wissen dokumentieren: Abläufe, Vorlagen und Kontakte schriftlich festhalten. So können Nachfolger leichter übernehmen.
- Digital arbeiten: Wiederkehrende Aufgaben wie Zählerstände, Abrechnungen und Informationen an Mitglieder lassen sich weitgehend digitalisieren.
Digitale Unterstützung
Mit dem WordPress-Plugin Kleingarten wird die Vereinswebsite zum Werkzeug für den Vorstand: Parzellen und Zähler verwalten, Zählerstände online einsammeln, Rechnungen erstellen, Gemeinschaftsaufgaben organisieren und Mitglieder automatisch informieren. Mehr dazu im Beitrag Kleingartenverein-Software vereinfacht die Vereinsverwaltung.
Regeln, die der Vorstand im Blick haben sollte
Ein großer Teil der Vorstandsarbeit besteht darin, für ein friedliches Miteinander zu sorgen – und das beginnt bei der Gartenordnung. Einen Überblick über übliche Ruhezeiten in Kleingartenanlagen gibt der Beitrag Ruhezeiten im Kleingarten auf Kleingartenkulinarik.