Protokolle sind das Gedächtnis eines Vereins. Sie halten fest, was beschlossen wurde, und schützen Vorstand und Mitglieder bei späteren Streitfragen. Gleichzeitig gehören sie zu den unbeliebtesten Aufgaben im Ehrenamt. Mit ein paar Grundregeln geht es leichter.
Welche Protokolle ein Kleingartenverein braucht
- Mitgliederversammlung: Pflicht. Das BGB verlangt, dass die Satzung regelt, wie Beschlüsse der Mitgliederversammlung beurkundet werden. Meist schreibt sie ein Protokoll vor, das vom Versammlungsleiter und Protokollführer unterschrieben wird.
- Vorstandssitzungen: Dringend empfohlen. Sie dokumentieren Entscheidungen, etwa zur Vergabe von Parzellen oder zu Abmahnungen.
- Übergabeprotokolle: beim Pächterwechsel, mit Zählerständen, Schlüsseln und Zustand der Parzelle.
- Begehungsprotokolle: bei Gartenbegehungen, um Mängel und Fristen festzuhalten.
- Wertermittlungsprotokolle: erstellt der Wertermittler; der Verein bewahrt sie auf.
Was in ein Protokoll gehört
- Name des Vereins, Art der Sitzung, Datum, Ort, Beginn und Ende
- Versammlungsleitung und Protokollführung
- Anwesende bzw. Zahl der anwesenden Mitglieder, Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Tagesordnung
- Anträge und Beschlüsse im genauen Wortlaut
- Abstimmungsergebnisse (Ja, Nein, Enthaltungen)
- Wahlergebnisse mit Annahme der Wahl durch die Gewählten
- Unterschriften gemäß Satzung
Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?
Ein Ergebnisprotokoll hält nur Beschlüsse und Ergebnisse fest. Es ist kurz, übersichtlich und für die meisten Sitzungen ausreichend. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion wieder. Das ist aufwendiger, kann aber bei umstrittenen Entscheidungen sinnvoll sein.
Für Vereinsalltag gilt: lieber ein knappes Ergebnisprotokoll, das zeitnah fertig ist, als ein ausführliches Verlaufsprotokoll, das nie fertig wird.
Praktische Tipps
- Vorlage nutzen: Eine feste Vorlage mit allen Pflichtangaben spart Zeit und verhindert, dass etwas vergessen wird.
- Beschlüsse vorformulieren: Wer Anträge vorab schriftlich formuliert, erleichtert das Protokollieren.
- Zeitnah fertigstellen: Innerhalb weniger Tage, solange die Erinnerung frisch ist.
- Zugänglich machen: Mitglieder sollten Protokolle der Mitgliederversammlung einsehen können – am einfachsten in einem geschützten Bereich der Vereinswebsite.
Protokolle auf der Vereinswebsite
Protokolle enthalten oft personenbezogene Daten und gehören nicht auf die öffentliche Website. Mit dem WordPress-Plugin Kleingarten veröffentlichst du sie als private Beiträge, die nur freigeschaltete Mitglieder sehen. Wie das geht, beschreibt Einen Mitgliederbereich bauen.
Aufbewahrung
Protokolle von Mitgliederversammlungen und Beschlüsse sollten dauerhaft aufbewahrt werden – sie belegen etwa Satzungsänderungen und Wahlen. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Übergabe- und Begehungsprotokolle bewahrst du mindestens so lange auf, wie daraus noch Ansprüche entstehen können.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der Orientierung. Maßgeblich ist die Satzung deines Vereins.