Übersicht
So könnte die Kündigung eines Mitglieds im Kleingartenverein abgewickelt werden. Mein Vorschlag beruht auf den Vorgaben, die sich aus den meisten Mustersatzungen und Musterpachtverträge ergeben und meinen persönlichen Erfahrungen. Er ist nicht Stein gemeißelt und darf gerne durch dich an deinen Verein angepasst werden.
| Schritt | Wer macht’s? | Artefakte Kommentare |
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|---|---|---|---|---|---|---|
| Mitglied | Vorsitzende(r) | Kassierer(in) | Schriftführer(in) | Fachberater(in) | ||
| Kündigung des Pachtvertrag | Einreichen | – | – | – | – | Kündigungsschreiben |
| Optional: Kündigung der Mitgliedschaft | Einreichen | – | – | – | – | Kündigungsschreiben |
| Kündigungsbestätigung | – | Unterschreiben | – | Formulieren, verschicken | – | Kündigungsbestätigungy Die Kündigungsbestätigung kann der Vorsitzende natürlich auch einfach selbst formulieren und verschicken. |
| Benutzerkonto pflegen | – | – | – | Erledigen | – | I.d.R. pflegt der Schriftführer die Website. Die Pflege des Benutzerstatus erledigt der Zusäntige. Sinnvoll ist ein Status wie „Gekündigt“, um transparent zu sein. Hilfe zur Bedienung von Kleingarten |
| Wertermittlung | Anwesend sein | Begleiten | – | Verschicken | Terminieren, begleiten | Wertermittlungsprotokoll inkl. Eintragungen durch den Verein Die Wertermittlung samt Anschreiben kann der Vorsitzende natürlich auch einfach selbst formulieren und verschicken. |
| Falls erforderlich: Rückbau und Renaturierung |
Erledigen | Überprüfen | – | – | Überprüfen | Optional: Übergabeprotokoll |
| Meldung an Versicherungsträger | – | Erledigen | – | Verschicken | – | Meldeformulare, Versicherungsliste Das kann der Vorsitzende häufig ohne Unterstützung des Schriftführers per E-Mail erledigen. |
| Übergabe des Gartens | Übergeben | Entgegennehmen | – | – | Begleiten | Optional: Übergabeprotokoll Zählerstände für die Abschlussrechnung nicht vergessen! |
| Abschlussrechnung | Kontonr. bereitstellen, ggf. bezahlen | – | Erstellen | Verschicken | – | Abschlussabrechnung Die Abschlussrechnung kann der Kassierer natürlich auch einfach selbst versenden. |
| Benutzerkonto löschen | – | – | – | Erledigen | – | Hilfe zur Bedienung von Kleingarten |
Kündigung im Kleingarten im Detail
Wir wollen hier davon ausgehen, dass das Mitglied selbst kündigt. Das ist im Prinzip jederzeit möglich. Details wie die Kündigungsfristen regelt der Pachtvertrag. Natürlich kann die Kündigung grundsätzlich auch durch den Verein erfolgen. Diese Variante unterliegt aber engen Grenzen und ändert an den Folgeschritten praktisch nichts. Die Mitgliedschaft im Kleingartenverein und der Pachtvertrag müssen jeweils explizit gekündigt werden. Es ist ja durchaus möglich, dass das Mitglied zwar keine Parzelle mehr pachten, aber noch Vereinsmitglied bleiben möchte. Viele Vereine bieten ihren Mitgliedern ein Kündigungsformular an, das dann explizit abfragt, was genau gekündigt werden soll, um Missverständnisse zu umschiffen. Der Verein bestätigt dem Mitglied den Eingang der Kündigung und nennt das Ende des Pachtverhältnisses und ggf. das Ende der Mitgliedschaft. Das sind i. d. R. der 30.11. (Pachtvertrag) und der 31.12. (Mitgliedschaft). Details findest du im Pachtvertrag und in eurer Satzung.
Nachdem der Pachtvertrag gekündigt wurde wird die Wertermittlung erstellt. Den Termin mit dem zugelassenen Wertermittler arrangiert der Gartenfachberater. Der Wertermittler sollte nicht selbst Vereinsmitglied oder gar Vorstandsmitglied sein. Am Tag der Begehung sollte ein Vorstandsmitglied anwesende sein, bestenfalls der Fachberater. Der Pächter hat das Recht der Wertermittlung zu widersprechen. Dieser Fall ist hier nicht berücksichtigt. Wenn bei der Wertermittlung unzulässige Bauten und Anpflanzungen festgestellt wurden, müssen diese durch den Pächter entfernt werden.
Damit der Verein keine Beiträge zur Gruppenversicherung (z.B. Unfall und FED) für den ausscheidenden Pächter zahlt, muss die Versicherungsliste aktualisiert werden. Das geschieht typischerweise über den Landesverband, der dafür Formulare bereithält.
Der Verein schuldet dem Pächter den Parzellenwert gem. Wertermittlung, der Pächter schuldet dem Verein wiederum Strom- und Wasserauslagen u.ä., die bis zum Ende des Pachvertrags anfallen. In der Abschlussrechnung wird alles miteinander verrechnet. Für den Fall, dass der Rückbau nicht erledigt wurde, ist die Abschlussrechnung die Gelegenheit, die verbleibenden Arbeiten dem scheidenden Pächter in Rechnung zu stellen. Prinzipbedingt wird die Abschlussrechnung also erst zum Ende des Pachtverhältnisses erstellt.